各行各業都數碼轉型，非牟利機構（NGO）也要跟上。如《【NGO】為何NGO要數碼轉型？| 內部營運篇》及《【NGO】為何NGO要數碼轉型？| 外部營運篇》兩篇文章提到，數碼轉型確是有助NGO提高營運效率及擴展服務。但各位NGO夥伴決定進行數碼轉型前，一定要先想清楚以下6件事，以免走錯路，浪費人力、資金和時間。
第一步，NGO要了解清楚機構為何要數碼轉型？到底機構想透過數碼轉型改善哪些營運模式或不足之處？
以下是普遍NGO希望能完善地方：
（a）改善營運效率
・例如提供電子報名方式、電子繳付方式或遙距工作模式等
（b）精簡內部行政流程
・例如自動化所有重複性的人手工作
（c）改善義工、會員和捐款者資料的管理方式？
・例如用綜合數碼管理系統取代傳統文書或線上軟件
（d）未來發展／擴展的需要
・例如要展開新計劃／項目，有哪些地方能夠數碼化能有助新計劃／項目得以順利發展？
（d）改善內部及跨中心的即時溝通
・例如日常溝通使用即時通訊軟件以取代Whatsapp、Signal、Telegram、E-mail及電話
機構應針對想改善的地方，並定立預期目標，就會更清楚知道哪些地方需要數碼化、規劃數碼化的整個規模、選用哪些數碼工具、投放幾多人力資源和資金，以及如何評估成效。
成功定立數碼轉型的目的和目標後，機構就要考慮現有及未來的資源是否足夠支援整個數碼轉型計劃。留意，進行數碼轉型必然會產生額外的長期和短期支出：
（一）I.T基礎設施
・評估機構的現有I.T基礎設，包括硬件、軟件和系統方面等是否已過時、是否配合將來的數碼轉型、是否需要升級以支援數碼化等。
常見的I.T.支出預算：
・購買技術：例如管理系統、雲端系統、數據轉移、其他數碼工具和基礎設施升級。
・維護系統：購買新技術和系統後所產生的維護成本（Maintenance Cost）。
從硬件、軟件和系統方面評估現有的技術基礎設施，有助機構得知現時的技術與數碼轉型所需要的技術之間的差距，從而更詳細地列出所有I.T的支出預算。
（二）人才和員工
數碼轉型並不只是「科技」，更包括機構員工和機構文化均需要適應數碼轉型帶來的新工作模式，並持續學習創新技術。所以，機構不能忽略數碼轉型對人才聘請和員工培訓的需要。
常見的人才支出預算：
・聘請人才：是否需要聘請相關的專業諮詢或專業人才以支援整個數碼轉型過程？
・培訓員工：為現有員工提供培訓，協助他們盡早適應及熟習使用數碼工具，這有助機構更順利地進行數碼轉型。
較大規模的機構決定所有中心都要數碼轉型時，就需要仔細地計算每間中心的支出預算，這才能確保各中心能同步進行數碼轉型，以免影響數碼化的進度，亦避免出現一間中心使用管理系統處理機構義工的數據，另一間卻依然使用Excel處理，結果跨中心的機構義工紀錄並不同步，容易造成數據錯誤、重複或過時。
當機構進行數碼轉型時，除了機構員工之外，其他持份者，例如捐款者（Donor）、服務受眾（Service Recipient）及活動參加者的需要和期望都應納入考慮因素之內，成為參考數據。畢竟，大部分機構都是為市民提供服務，他們的用戶體驗都應該要了解清楚。
例如，機構將採用義工管理系統來綜合管理義工事務，將義工招募、義工參與紀錄和義工時數都數碼化，這會改變機構義工的報名及參與體驗，那麼機構是否應該收集義工的建議及需要？再者，當機構的數碼轉型無法滿足部分持份者的需要和期望時，機構又應該準備甚麼以支援義工適應機構的數碼化過程？
預先處理好以上的事宜，以免數碼化後令大量持份者無所適從，繼而「轉會」。
NGO要處理很多敏感資料，特別是服務受眾和捐款者的的個人資料及參與紀錄，所以機構必須仔細了解數碼轉型所使用的系統及技術是否確保資料私隱和安全性。
這部分當然需要機構的I.T.部門提供意見；但同時數碼轉型會牽涉數據轉移及數據權限問題，機構應就資料私隱和安全性上諮詢法律意見，以了解是否遵守相關的保護法例，並是否需要更新機構某些法律條款。
數碼轉型是一段過程，牽涉不少人力物力。因此，當機構清楚了解上述四點後，就要建立數碼轉型的路線圖（Roadmap），內容須包括時間表、資源分配、明確的崗位角色和職責等，讓員工知道哪段時間要做哪些步驟，每一個參與單位都跟隨路線圖的時間表和進度。
最後，機構需要參考（1）所立的目的和目標，以便制定關鍵績效指標（KPI）來衡量數碼轉型的進度。建議機構定期評估上述的KPI，以確保整個數碼轉型是朝目標方向發展，從而達到預期的成果。
延伸閱讀：
綜合以上6點，希望能夠幫助NGO做好數碼轉型的準備。
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