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綜合非牟利機構對數碼化的常見問題
現時，很多非牟利機構（NGO）正面對如何運用科技提升工作效率、擴大影響力及更理想地實現機構使命的挑戰。有見及此，社職專為各位NGO同工準備了「數碼轉型簡易FAQ」，希望能夠解答有關大家對數碼轉型的常見問題，盡早適應和推行創新技術以提高機構營運效率及競爭力。
常見問題（1）：應用新技術時遇到問題應該怎樣做？
在數碼化過程中，NGO最常遇到的問題是「技術應用」。特別是當NGO選用專為商業公司而設的技術時，可能有些功能並不適用於NGO，或者需要NGO再額外花時間和I.T.資源進行設定，務求調整至適用於機構之上。
遇到以上問題，你可以考慮採用以下建議：
（1）進行市場調查
選擇合適的技術前，NGO可以進行市場調查，研究不同的技術方案，並評估它們是否適合機構使用及是否符合成本效益。
（2）提供培訓機會
NGO可以為機構員工提供培訓，協助他們掌握和應用新技術。機構亦可以聯絡提供技術的公司以查詢更多服務支援。
（3）與其他NGO合作
機構可以與其他NGO合作，互相交流和分享技術、資源及經驗，以協助大家得以順利進行數碼轉型。
（4）尋求專業支援
數碼轉型牽涉科技範疇，NGO可以尋求專業支援，例如聘請技術顧問、向提供技術的公司諮詢等。
（5）定期評估和改進
數碼轉型始終是一段過程，NGO應該定期評估數碼化進度，繼而作出改善和調整，以確保機構能順利應用新技術。
常見問題（2）：如何確保數據私隱和安全？
NGO經常要處理各種敏感資料。因此，數據私隱和安全是絕不能忽視，機構要關注數據洩露、網絡攻擊和數據保護法例等項目。
遇到以上問題，你可以考慮採用以下建議：
（1）制定數據安全政策
NGO可以制定機構內部使用的「數據安全政策」，明確規定機構數據（尤其是敏感資料）的保護措施，並確保所有單位均需要遵守這些規定。
（2）加強數據庫安全
NGO可以考慮加強數據庫的安全，例如雙重加密、定期備份，以及設定崗位讀取／儲取的權限等方式，以確保數據不會被不相關的單位查看和修改。
（3）進行安全漏洞測試
NGO可以尋求專業安全測試，以確保所使用的系統和應用過程之中，均不存在安全漏洞和風險。
（4）加強單位的數據安全意識
NGO可以加強各單位的安全意識，提高他們處理敏感資料時的保護和保密意識。
（5）遵守數據保護法例
NGO需要遵守香港的數據保護法例，確保機構處理及存儲數據時，均符合相關的規定和標準。
（6）聘請專業人員
NGO可以考慮諮詢或聘請專業人士（例如I.T部及法律部）支援，以確保其數據私隱及安全得到保障。
常見問題（3）：數碼轉型是否需要高成本投資？
數碼轉型通常需要長期和短期投資，對大部分NGO的預算支出都造成很大壓力。
遇到以上問題，你可以考慮採用以下建議：
（1）制定預算計劃
NGO可以先評估現有的資源是否足夠支援數碼化﹐確定機構需要數碼化的項目，繼而列出機構進行數碼轉型時需要的長期及短期支出預算。
延伸閱讀：
【NGO】為何非牟利機構要數碼轉型？| 內部營運篇
【NGO】為何非牟利機構要數碼轉型？| 外部營運篇
【NGO】數碼轉型前你要想的6件事
（2）尋求資金支持
除了籌款及收集捐款外，NGO可以尋求資金支持，例如向政府、基金會及企業申請資助。
（3）使用現有的技術方案
最好的系統當然是按NGO的需要度身打造，但不是每間機構都有這種「財力」，就算有「財力」都可能寧願投放在服務之上。因此，NGO可以使用現有的技術方案，例如開源軟件（Open-source software）、雲端服務及選用專為NGO而設的數碼技術方案等。
延伸閱讀：
社職「非牟利機構持份者關係管理方案」（SRM）
【NGO】如何透過管理系統提升義工留任率？｜CRM｜社職SRM
（4）尋求義工支持
NGO可以尋求專業義工的支持，例如邀請專業人士義務提供技術支援和培訓，幫助NGO實現數碼化。
延伸閱讀：
【NGO】義工對NGO有幾重要？6個NGO需要義工的理由
（5）定期評估和改進
NGO可以定期進行評估和改進，設定關鍵績效指標（Key Performance Indicators，簡稱KPI）以量度數碼轉型的成果和效益，並會加以改善和調整，以確保投入數碼轉型的資源能獲得預期效益和回報。
常見問題（4）：NGO員工難以適應數碼化工作模式？
NGO要數碼轉型，不單只是關於「科技」，更包括員工和工作文化都要適應數碼化的工作模式。因此，若果NGO無足夠的技術人員或培訓以協助員工適應新技術，都會令NGO在數碼化過程中遇到各種困難。
遇到以上問題，你可以考慮採用以下建議：
（1）建立內部培訓計劃
NGO可以建立內部培訓計劃，為各單位提供技術培訓，幫助他們掌握和應用新技術。
（2）尋求外部培訓和支持
NGO可以尋求外部的專業培訓和支援，例如邀請專業人或諮詢顧問籌辦講座、工作坊和培訓課程等。
（3）編寫使用手冊及知識庫
NGO可以編寫使用手冊，供員工、義工和其他單位參考，亦有助新加入的員工或義工更快掌握機構所用的技術和系統。NGO亦可以建立知識庫，收集和整理相關的技術資料，方便員工、義工及其他單位查閱。
（4）鼓勵自我增值
創新技術持續湧現，NGO可以鼓勵員工不斷學習，例如透過在線學習平台、網絡資源及互相交流等方式，不斷學習和掌握新技術，更快適應各種新技術。
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