當NGO決定成立機構義工團隊後，下一步就要開始思考「招募義工的目標」。

首先，NGO需要清楚了解和評估以下4點，繼而決定哪方面需要義工參與：

・機構本身在社會上的定位是甚麼？

・機構的服務對象又有何實際需要？

・哪些服務經已實行中？

・哪些服務範疇是適合機構發展？

參考機構的宗旨、定位和需要之後，NGO就可以為機構的義工服務及義工計劃定立宗旨，這就是機構義工發展的主要方向。

第三步，NGO就要為義工服務/計劃設立具體目標。這些目標在日後既可以成為評估成效的參考指標，更可以協助NGO定立未來的發展方向，例如制定來年的義工活動。 而商界常用的「SMART goals」指標其實是可以套用在NGO框架之中，以協助機構制定義工服務或義工計劃的目標。

「SMART」其實是5個面向的縮寫，分別是：‍

・Specific （具體）：NGO的計劃要具體地列出達成目標的「時、地、人」，以及寫下詳細的目標

・Measurable （可量度）：NGO應嘗試量化目標，並一直追蹤進度或設立KPI（Key Performance Indicators）

・Achievable （可行）：衡量計劃的可行性，評估現有的技術及資源是否足夠實行計劃

・Relevant （關聯度）：跟NGO的宗旨有多大的關聯性

・Timely （所需時間）：為計劃制定時間表，並如期執行

每間NGO應該創立一套機構專屬的義工計劃指南，這將會是機構的重要資產之一。這套指南基本要包含有關機構義工團隊的資訊，尤其是標準作業流程（SOP），例如：

・義工招募程序

・義工資料

・義工參與紀錄的管理方式

・向義工傳送最新資訊的方法

・維繫義工的渠道

建議機構不停更新義工計劃指南，例如義工市場調查報告和義工培訓教材等。

當NGO創立了一套機構專屬的義工計劃指南，至少可確保機構員工在義工管理上有一套標準可跟隨，減低錯漏的機會和重覆人工，提升增加營運效率。

編寫義工計劃指南時，NGO可以想一想以下問題：

(a) 甚麼部門或服務需要義工協助？

(b) 誰負責管理義工？

(c) 每個義工可以從服務中獲得幾多義工時數？

(d) 義工可以從服務/計劃中學到甚麼？

(e) 在哪些渠道招募適合的義工？（義工配對平台？貼海報？Social Media？Email？）

(f) 透過甚麼渠道跟義工溝通？（Email？Whatsapp？Social Media？）

(g) 如何培訓義工？（義工領袖？工作坊？義工手冊？）

(h) 用甚麼工具或軟件處理義工資料？（A4紙？Excel？CRM？）

(i) 撰寫義工招募文案時，機構需要詳細列明哪些細節？（例如招募名額、服務時間、服務地點、義工角色和其他指定要求（如年齡和技能））

最重要是定立嘉許制度或獎勵計劃以答謝義工的付出，例如向義工頒發感謝狀、向傑出義工頒發年終嘉許狀等，以表揚他們的貢獻。

除了設定嘉計或獎勵項目之外，NGO亦需要清楚列明嘉許制度或獎勵計劃之下，義工需要達到甚麼要求才能獲得嘉許。其指標應該是義工時數？出席次數？一個清晰的框架有助吸引義工參與，並推動義工實現每一個目標。

以上事項都是建議NGO建立義工團隊前需要考慮。至於建立義工團隊後應如何管理義工，立即閱讀下一篇《【NGO】建立義工團隊後， NGO要考慮的5大要點》文章。

延伸閱讀：

【NGO】義工對NGO有幾重要？6個NGO需要義工的理由

【NGO】如何有效地管理義工？｜為何義工管理如此重要？

【NGO】如何妥善照顧機構義工，推動義工發展？

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