承接上文《建立義工團隊前，NGO要考慮的5大要點》，當非牟利機構（NGO）建立了機構專屬的義工團隊之後，就要開始完善管理義工團隊的計劃。
義工團隊對 NGO 而言是一項非常重要的人力資源，因此NGO須積極地管理及發展自己的義工團隊。當義工在前線努力時，作為後勸的 NGO 亦應該充當他們最強而有力的後盾，互相尊重，互相幫助，共同為社會帶來正面的影響。
到底NGO建立義工團隊之後，在前線及後勤、管理及發展上需要考慮甚麼呢？
NGO 與義工之間應要建立良好的溝通關係，除了要保持基本禮貌，令義工感到被尊重之外，更要清晰地向義工表達工作內容及耐心地回答義工的問題，以表示機構是重視義工。
如果想避免與義工在溝通上有誤會，在撰寫每個招募義工的文案時，NGO應詳細地撰寫其服務詳情，至少要包括活動時間、集合地點、所需技能、須帶備的物資，以及服務內容（即義工的工作內容）等。如果活動地點較偏僻，建議NGO向義工提供路線圖及前往方法。
另外，當義工遇到問題時，NGO應耐心聆聽並盡力解答義工的疑難，讓義工得到適當的支援及資訊，這樣才令義工在服務中能夠發揮得更好。
當NGO 完成招募義工及分配工作後，下一步就是向義工提供工作崗位所需的專業培訓。
培訓方式視乎機構資源和崗位需要，例如NGO可以簡單地提供文字教學或短片教學，但最有效的方法當然是提供一系列的實體培訓課程，由真人導師分享及教授義工團隊。不過，無論義工培訓是以哪種形式進行，最重要是培訓內容及資訊教學是清晰易明，讓義工更容易學習吸收，能夠安全並正確地完成義工服務。
機構可於義工團隊參與服務前，安排一至兩節必須出席的培訓課程，確保他們獲得足夠的訓練支援。同時，NGO可以從義工培訓階段開始，就使用系統記錄義工的出席率、培訓課程的資料和筆記，讓NGO同工更容易管理義工團體出席率、個人資料和培訓課程的資料，亦方便義工能隨時隨地自行取得相關的資訊，大大減少人手工序。
義工完成培訓課程後並正式投入服務時才是 NGO的最大挑戰，因為NGO需要妥善管理及照顧每位參與義工。為確保NGO與其義工團隊能夠順利合作，建議NGO安排至少幾位同事一起管理義工團隊的事務（最低限度要安排一位同事專責與義工團隊溝通）。
管理義工團隊跟管理員工最大的分別是義工團隊並無薪酬。義工之所以花時間做義工服務社會，大部分都是基於一份熱誠。因此，完成義工活動後的那份滿足感才是義工最需要的推動力。當新人加入義工團隊後，若無法得到足夠的支援或適合的工作，甚至沒有得到機構的重視，這只會令義工無法準備好應付接下來的義工服務，容易感到氣餒，甚至放棄做義工的動力。
因此，NGO要準備足夠的人力資源去支援義工，適時與他們聯繫溝通，進一步建立互信的良好關係。
凡事都有一定的風險，即使準備充足的義工活動都有機會發生意外，例如參與人士意外受傷、器材受破壞或被偷竊等。正因為意外是意料之外，NGO唯一可以做的是保障機構、義工和服務受眾的利益，確保每個單位都擁有足夠的保障。
雖然購買保險是重要，但NGO亦需要從中吸取經驗。計劃未來的義工服務時，都要將過往遇到的突發事情納入考慮因素，準備好預防方法及應對方案，再透過義工培訓課程或義工服務簡報上，與義工分享上述方法，盡力減低意外發生才是讓機構、義工和服務受眾得到最大的保障。
甚麼是監察及評估義工活動？
監察是指收集與義工活動有關的數據，這些資訊能成為日後匯出工作總結及整體成效的數據。
NGO 需要收集的數據紀錄包括：
・義工人數及聯絡資料
・義工背景（包括年齡、性別、種族及語言）
・每名義工的參與度、出席率及義工年資
・義工參加的活動種類（包括報名率／受歡迎程度）
・義工參與所帶來的營運效益
・義工服務所產生的額外成本
而評估則是善用以上數據去反映義工計劃的成效，同時辨識義工計劃上的漏洞及需改進的空間。評估過程需要分析的地方包括數據、意見回饋、案例分析及義工體驗等各方面的資訊。監察及評估義工活動對 NGO 管理義工的方針有不少好處，例如：
・量度義工計劃的進度與達成目標的距離
・改善義工的參與體驗
・計算義工的貢獻及營運效益對NGO的影響
・了解義工計劃需要改進的地方
・向資助單位或資助者匯報義工活動的成效
經過以上的監察及評估，NGO 應該可以得出以下結論：
・機構的營運情況如何？
・機構是否向著目標方向發展？是否與所定立的宗旨一致？
・義工計劃對 NGO 而言是否奏效？
・機構在義工計劃中學習、得到及失去了甚麼？
發展義工團體是一個可持續發展的計劃，機構需要採用一套完善的義工管理措施，包括義工管理系統、培訓資源、運作流程及嘉許制度，才能為機構和義工帶來長遠的好處，推動義工服務的發展。
延伸閱讀：
若你現在想了解更多或使用「社職」招募義工或管理義工，請前往>>SRM專頁進行機構註冊<<。
%20(1).png)
