【企業】如何建立企業義工隊（Corporate Volunteer Team）

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March 10, 2023

4個步驟幫你建立企業義工隊

企業內推動義工文化有各種好處，不但實踐企業社會責任（CSR），有助公司和員工的發展之外，亦為非牟利機構（NGO）和社區帶來多方面的正面影響。但是，公司要建立一隊企業義工隊並不容易，要考慮的因素也非全部與「金錢」有關。所以，我們社職分享以下4個步驟，希望能幫助公司企業持份者更有效率地建立和管理企業義工隊，積極行善。

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第一步：建立明確目標第二步：制定義工隊的營運程序第三步：可考慮與NGO合作第四步：使用義工管理系統總結透過社職尋找更多義工機會

第一步：建立明確目標

首先，公司為何要建立企業義工隊？而義工隊又有甚麼發展目標？以下是一些參考因素。

（1）團隊活動

緊密且有效率的團隊合作，對公司是百利而無一害。因此，很多公司都會透過團隊建立活動促進員工士氣和凝聚力，而義工服務就是其中一種可以加強團隊溝通、提升士氣及訓練團隊協作的活動。公司可以成立企業義工隊，鼓勵員工參與義工服務，藉此提升團隊的合作精神。

（2）提升品牌形象

想維持及提升公司企業的品牌形象，其中一個好方法就是回饋社會。透過回饋社會，企業不但實踐企業社會責任（CSR），更可以提高公司聲譽，間接增加市場影響力。企業可以選擇與公司產品理念或業務相關的範疇作為企業義工隊的發展方向，藉此利用企業的力量在社會上發揮最大的正面影響力。

（3）員工發展及成長

做義工有助員工的全人發展及成長，讓他們在工作以外的地方學習到新技能和改善不足之處，例如溝通技巧、領導能力、解決問題能力及專業技能；同時，做義工也可以讓員工充分發揮所長，特別是利用一些在工作上無法充分展現的才能，員工甚至可以透過義工隊和義工服務發展創意、培養興趣及發掘新知識，促進個人成長及提升自信，均有助改善他們的工作表現。

（4）吸引更多人才

新世代的「打工仔」在求職或轉工的時候，對所選擇公司的要求比以前更高。很多人更會著重公司的工作模式、發展方向、社會影響力，以及是否關注員工的福利及健康發展。當企業願意建立義工隊，可以顯示公司是關注社會及員工的發展，對求職者來說，這也是其中一個吸引他們加入公司的原因，從而招攬更多人才。

第二步：制定義工隊的營運程序

要建立一個可持續的企業義工隊，哪些部門和崗位應參與其中？

（1）最高管理層

公司的最高管理層，包括董事局、總監及總經理等，都應該全力支持公司發展企業義工隊，並提供有關義工隊發展的指引和大方向。而且，最高管理層亦應該身體力行參與其中，為公司尋找建立義工隊的資源和支持，甚至成為企業義工隊的活躍成員，帶領員工一齊做義工。

（2）義工隊負責人/小組

公司需要指派至少一位員工成為義工隊的負責人領導義工隊。這位負責人是整個企業義工隊的責任方，帶領義工隊的同事統籌各種義工事務，包括招募企業員工加入義工隊、尋找或組織義工活動，以及管理義工（同事）。「他」可以是一位或者一班有豐富義工服務經驗，或對義務工作有熱誠的員工。

義工隊負責人/小組亦可以從人力資源部、市場部、公關部及項目經理等相關範疇，招募適合且對義務工作有興趣的人才加入義工隊，以支援義工隊的招募工作、宣傳工作、尋找合作機會的工作及統籌工作。

（3）招募企業義工

招募企業義工的過程，除了由義工隊負責人或小組發起之外，亦可以由各部門的主管負責去招募屬下的員工。如果想更快和更有效率地招募義工，公司可以透過電郵、海報、簡介會及一對一談話等方法尋找合適的人選。如果企業能夠簡化招募過程，減少複雜的報名程序，將會吸引到更多員工參加義工隊。

（4）提供訓練

參加不同的義工服務需要相應的技能，因此義工隊負責人或小組需要為企業義工提供適當的培訓，確保他們有足夠的準備，例如能力、知識和期望，能順利完成義工服務。

（5）記錄成效

記錄成效是非常重要，因為這是企業義工隊的成就紀錄。這些紀錄可以在公司內部分享，讓更多公司同事知道企業義工隊的努力和貢獻，肯定義工隊對公司和社區的價值及重要性。當公司重視企業義工隊的付出，義工隊就更有動力做義工，亦鼓勵更多同事加入企業義工隊。

第三步：可考慮與NGO合作

為甚麼企業義工隊要與NGO合作？

‍（1）尋找義工機會‍

公司在建立企業義工隊的初期，要尋找合適的義工機會並不容易，始終義工機會是跨界別的專業範疇。如果公司想容易找到合適的義工機會，較好的方法就是與NGO合作。尋找、招募及管理義工是NGO的專業範疇，企業可以根據CSR或義工隊的發展理念，尋找與其相關的NGO溝通，商討合作的機會。一般來說，NGO可以提供一些合適的義工活動予公司，並且指導企業作出適當的安排。

如果企業義工隊未有清晰的想法，不知道哪些義工服務比較適合，公司可以聯絡本地義工配對平台，看看哪些義工服務急需要人手參與，慢慢摸索適合公司員工參與的義工服務模式。

（2）長期合作

如果想企業義工隊得以可持續發展，那就需要長期且穩定的義工機會供應。因此，與NGO長期合作不只幫助企業的義工文化得以持續發展，亦能夠為NGO穩定地提供義工人手，逐步提升公司和NGO的社會影響力。對雙方來說，這是一種「雙贏」的「企業－NGO」跨界別合作模式。

（3）提升信譽

企業與NGO合作，可以令義工服務帶來更大的影響力。當企業義工隊參與NGO的義工服務，等同為NGO帶來額外的資源，能夠幫助更多有需要的人，這種「企業－NGO－社區」的連繫亦帶來一種正面的宣傳效果，對雙方的品牌形象均有正面影響，有助提升知名度；同時，企業亦可以透過與NGO合作，實踐企業社會責任，提升品牌的正面。

最重要是義工隊從「企業－NGO」合作模式之中能夠直接幫助有需要的人，這份滿足感亦有助提升員工士氣，更樂於參與義工服務。

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【NGO】義工對NGO有幾重要？6個NGO需要義工的理由

第四步：使用義工管理系統

為甚麼要使用義工管理系統？

（1）追蹤企業義工的參與度

管理企業義工隊與平時管理員工有所不同。第一，義工是一種無償付出，著重個人意願和喜好，所以公司不可能強制每個員工參與。公司可以收集意見以了解員工想參與哪些義工服務，或使用義工管理系統記錄義工隊同事的參與度和報名紀錄，從數據中得知員工的喜好和興趣，都有助企業義工隊定立未來的發展方向，增加整體員工的參與度。

（2）記錄義工時數

義工隊沒有薪金，所以義工時數就是其中一種能具體地量度和記錄他們的貢獻的方法。義工時數紀錄能展示義工隊為社會服務的付出，公司亦可以將義工時數作為員工「關鍵績效指標 (Key Performance Indicators)」（KPI）的一部分，鼓勵員工多參與義工服務。

（3）數據庫

義工管理系統是一個綜合數據庫，為企業提供相關數據以評估計劃的進度、分析計劃的方向及總結計劃的成效等，讓企業輕鬆地管理和參考義工隊的各種數據，為日後的發展做更好的準備。