在非牟利機構（NGO）中，「義工」是不可或缺的資源。義工不但為NGO的日常營運提供額外人手，也推動了機構服務的發展，使更多有需要幫助的社群得到支援。因此，有效地招募和管理義工對NGO來說，絕對是一項值得花心機處理和計劃的項目，以確保義工的持續參與和支持機構及社區的可持續發展。
雖然香港有多個義工配對平台供NGO招募義工，但要維持機構服務的長遠發展，NGO需要更多義工的持續參與而非「一次性」的參與。這就需要NGO做好義工維繫的工作，透過有效的義工管理保留這項重要的人力資源，從而提升義工的滿意度、參與度和留任率，鼓勵他們成為長期義工，並持續支持機構的義工服務。因此，擁有一個良好的CRM（客戶關係管理）系統是非常重要，它所提供的數據有助機構更好地理解和滿足義工需求及參與動機，從而提高義工管理的效率。
本文整合了社職專為非牟利機構（NGO）而設的一站式「非牟利機構持份者關係管理方案（Stakeholder Relationship Management Solution，簡稱SRM）」的功能，簡介SRM如何協助非牟利機構更有效地管理義工，提升義工的留任率。
SRM系統與市面上的客戶關係管理（CRM）系統相近，SRM系統也幫助使用者管理客戶或受惠者關係並加強互動。可是，非牟利機構的持份者（Stakeholder）眾多，因此需要一個度身訂造的管理系統以滿足每位持份者的需求，更輕鬆地應付日常挑戰。以下是社職SRM系統的幾項主要功能：
社職的義工配對平台，包括網頁版和應用程式，讓義工能隨時隨地瀏覽義工機會並輕鬆報名參加義工活動，大大節省義工的報名時間，並提高他們的參與意願。此外，SRM系統直接連接社職的義工配對平台。換而言之，當機構經社職義工配對平台招募義工，所有報名紀錄都會自動記錄在SRM系統，機構可以隨時登入SRM查看和管理義工機會的報名情況和參與義工的聯絡資料。
SRM系統提供全面的數據分析工具，幫助NGO追蹤並分析義工的參與度和偏好，從而更有效地規劃義工活動和招募策略。SRM系統綜合管理義工的資料，包括個人資料、聯絡方法、報名紀錄和出席率，並容許擁有多間地區中心的NGO共享跨中心的資料，讓機構更容易了解義工在不同項目中的參與情況。憑藉這些數據，NGO可以更精準地規劃和改善義工活動及義工招募策略，增強義工的體驗，從而提高義工的忠誠度和留任率。
舉例，根據不同年齡層義工的興趣，機構可以選擇適當的宣傳渠道進行義工招募；或者在暑假期間，針對親子義工提供更多合適的義工服務，以提升義工服務的吸引力。
利用SRM系統，NGO能靈活地為每位員工設定對義工資料的讀取權限。這不但有助於保護義工資料的安全，同時也使機構能夠根據不同員工的職責需要來設定適當的讀取權限。這有助提升了機構的工作效率，方便團隊和跨中心合作，並使得查詢和管理義工資源變得更快捷方便。
SRM系統使NGO能夠實時追蹤義工的活動參與度和貢獻的義工時數。這些極具價值的數據資源有助機構定期嘉許傑出義工的貢獻，例如透過頒發感謝狀或致謝信等方式來肯定他們的努力和付出，並透過分享具啟發性和影響力的義工故事，讓義工感受到自己的重要性和受到的尊重。這種認可和肯定有助於提升了義工的參與度和留任意願。
每名社職義工都擁有一張專屬的「社職履歷」（Social CV），這份履歷詳細記錄了他們在社職平台上所參與過的義工服務和本地活動，以及所貢獻的義工時數。這份「社職履歷」不但有助機構鼓勵義工，特別是學生義工，積極參與各項活動，豐富他們的義工經歷，同時也成為他們升學和求職過程中的重要資源。
利用SRM系統並結合其中的數據分析，非牟利機構（NGO）能夠更深入了解義工的需要和參與動機。這使得機構可以及時且有效地調整其義工發展策略，從而提升義工管理和義工招募的效率，增加義工的滿意度、參與度和留任率。透過這種有效的義工管理方式，義工感受到自己的重要性和被尊重，這鼓勵他們持續支持機構的義工活動和發展，共同促進社會的可持續發展。
如果你想了解更多關於如何使用「社職」來招募義工或管理義工，請前往>>SRM專頁進行機構註冊<<或聯絡我們cs@socialcareer.org。
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