【NGO】義工管理建議：從義工招募到維繫最佳實踐｜香港非牟利機構

（一）結構化與個人化培訓

新義工需要培訓以快速融入角色，特別在長期或專業性高的項目中。結構化培訓可提升義工的專業能力及參與信心。

實踐建議：

・設計兩階段培訓：

（i）基礎培訓：介紹機構使命、安全指引及基本職責。

（ii）進階培訓：提供專業技能，例如活動策劃或數據分析。

・提供多語言培訓材料（粵語、英語、普通話），適應香港多元文化需求。

・推行「導師配對」計劃，讓資深義工指導新人，提升學習成效。

例子：

・機構C（義務教育）：為義工提供「基礎培訓」（機構使命與安全指引）及「進階培訓」（活動策劃與數據分析），提升服務質素。

・機構D（青少年發展）：推出「青年夢想計劃」，透過網上課程教授項目管理與溝通技巧，吸引年輕義工。

（二）數碼工具提升培訓效率

數碼工具可簡化培訓流程及追蹤進度，提升管理效率。

實踐建議：

・使用持份者關係管理（SRM）或客戶關係管理（CRM）系統記錄義工報名、培訓進度及參與數據。

・透過Zoom、Google Meet或Microsoft Teams舉辦網上培訓，方便無法親身參與的義工。

・使用Notion、Trello或Asana管理培訓任務，確保流程清晰。

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（一）多元化的認可與激勵

認可義工貢獻可增強其參與動力，降低流失率。

實踐建議：

・舉辦年度義工嘉許活動，頒發「最佳義工獎」或「創新貢獻獎」。

・提供實體或數碼獎勵，如紀念品、活動門票或線上課程折扣。

・在社交媒體或機構網站分享義工故事，公開表揚其貢獻。

（二）持續溝通與反饋

定期與義工互動，了解其需求與挑戰，有助維繫義工長期參與的意欲。

實踐建議：

・使用Google Forms或SurveyMonkey收集義工反饋，分析滿意度及改進空間。

・建立專屬WhatsApp或Telegram群組，分享最新義工項目及成功案例。

・安排資深義工帶領新人，促進社群歸屬感。

（三）提供成長機會

義工希望透過服務獲得技能提升或職業發展機會，特別是年輕義工。

實踐建議：

・與教育機構或企業合作，提供免費或折扣的專業課程。

・讓資深義工擔任項目負責人或活動策劃者，增加領導經驗。

・為表現優秀的義工提供推薦信或實習機會，吸引學生參與。

（四）數據驅動的維繫策略

利用數據分析義工行為，預測流失風險並制定針對性策略。

實踐建議：

・使用SRM系統分析義工參與趨勢，識別高流失風險群體（如短期義工）。

・結合AI工具製作問卷，快速識別不滿原因並及時介入。

・定期生成義工滿意度報告，根據數據優化管理策略。

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（一）建立評估框架

定期評估義工表現與項目成果，幫助NGO改善管理流程。

實踐建議：

・計簡單的評估表，涵蓋出勤率、任務完成質素及團隊協作表現。

・使用SRM系統記錄義工表現數據，方便長期追蹤。

（二）反饋驅動的改進

義工反饋是改善管理的寶貴資源，特別是活動時間及地點的安排。

實踐建議：

・定期舉辦「義工反饋工作坊」，收集改進建議。

・將反饋納入年度管理計劃，確保持續改進。

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【NGO】如何妥善照顧機構義工，推動義工發展？

問：香港非牟利機構義工管理面對什麼主要挑戰？
答：高流失率、多元背景義工管理、資源限制及數碼化不足。社職建議透過精準策略、SRM系統及AI數據分析解決，提升效率及服務可持續性。

問：如何精準招募合適的香港義工機會？
答：明確定義角色，於社職平台（填上關鍵詞）、機構網頁（配合搜尋引擎優化，SEO）、LinkedIn、Instagram、Facebook，並善用Canva及Google 公益廣告計劃。

問：香港NGO如何為義工提供專業培訓？
答：設計兩階段培訓：基礎（使命、安全）+進階（活動策劃）。提供多語言材料，推行導師配對。數碼工具如Zoom、Trello及社職SRM追蹤進度。

問：如何維繫香港義工，降低流失率？
答：元化認可（嘉許活動、故事分享）、持續溝通（WhatsApp群組、Google Forms反饋）、成長機會（推薦信、領導角色）、AI數據分析預測風險。

問：香港非牟利機構如何評估義工表現及管理流程？
答：建立評估表（出勤、質素、協作），用SRM記錄數據。舉辦反饋工作坊，納入年度計劃持續改進。

問：社職協助香港NGO義工管理數碼轉型？
答：提供義工配對平台、持份者關係管理（SRM）系統及AI培訓，涵蓋招募、培訓、維繫數據分析，或預約諮詢。

問：為什麼香港年輕人及長者適合參與NGO義工服務？
答：年輕人獲履歷提升（社職Social CV）、技能培訓；長者享社會意義及身心益處。針對性招募如親子義工、樂齡機會。

問：少數族裔義工管理需注意什麼文化敏感度？
答：提供多語言培訓，兼顧文化需求。實踐指南強調包容。

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【社福界AI應用工作坊】專為香港非牟利機構（NGO）設計的生成式AI培訓｜Generative AI for HK NGOs

【NGO】什麼是AI？為何非牟利機構需要認識AI？

香港非牟利機構可透過精準招募、專業培訓、多元化維繫策略及數據驅動的評估，建立具效率且可持續的義工管理系統。結合數碼工具（例如社職平台、SRM系統）與人性化管理，非牟利機構能提升義工參與度及社會影響力，實現更大的公益價值。

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