【NGO】7大策略建議，協助非牟利機構克服義工招募挑戰！

機構的官方網站、社交媒體和電郵營銷當然不可缺少，進一步更可透過網上社群和線下活動來擴大宣傳範圍。建立完善的宣傳渠道後，機構可以根據目標受眾常去的平台，進行針對性的宣傳活動，確保機構資訊能準確地傳送至目標受眾，增加義工招募的成功率。

（一）建立一個方便易用的網站：
第一步，機構至少要建立一個方便易用的官方網頁，擁有具吸引力和易於導航的網站介面，並提供清晰易明的內容結構和機構資料，務求吸引更多市民瀏覽使用，藉此向他們傳遞機構的使命和服務，以及與義工相關的內容（例如最新義工招募、義工帶來的價值和正面影響、義工感想分享等）。如果功能許可，更可以在網站內設置「訂閱電子通訊」一欄，向對機構感興趣的市民進行電郵營銷，從而宣傳機構最新消息，包括義工服務和機構活動。

‍（二）利用社交媒體平台接觸更多市民：
NGO可以利用不同的社交媒體平台，如Facebook、Instagram、Twitter和Linkedin等，更廣泛地接觸潛在義工。機構應定期發布具價值的內容和資訊、最新義工招募和回應用戶提問等，增加與潛在義工的互動機會，吸引更多人對機構和義工服務的關注及參與，藉此提升機構的曝光率。

‍（三）實行有效的搜尋引擎最佳化策略：
利用有效的搜尋引擎最佳化（SEO）策略可以提高機構在網上的曝光率。有效的搜尋引擎最佳化（SEO）策略基本包括選擇與機構和義工服務的關鍵字，並在網站內容中加入這些關鍵詞，以及改進網站的頁面速度等，逐步提高機構網站在搜尋引擎中的排名，令更多人透過關鍵字探訪機構網站。

‍（四）舉辦線下活動：
除了上述的線上平台，機構也可以根據目標受眾的身分和界別，舉辦一系列的線下活動，更針對性地宣傳義工服務。舉例，想招募學生義工，機構可考慮聯絡學校在校園內舉辦宣傳活動，直接接觸學生推廣義工文化；想招募企業參與義工服務，機構可考慮聯絡有意推行企業義工服務或鼓勵員工做義工的公司，分享有關義工服務的資訊；又或者想招募專業技能義工，機構可舉辦相關範疇的講座或工作坊以吸引他們參與。

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【NGO】7個推廣機構義工服務的建議

NGO可利用機構、現有義工和合作夥伴的社區及人際網絡，擴大義工招募和義工機會宣傳的覆蓋範圍，吸引更多人參與和支持機構的義工服務。

（一）利用各種人際網絡：
善用現有的人際網絡，包括機構的社區網絡、機構員工、機構義工和機構董事局的人際網絡，以及合作夥伴關係的網絡。最簡單的方法是鼓勵員工、董事局成員和義工介紹他們的朋友、家人和同事參與義工服務，讓他們加入成為機構新義工或支持者，甚至發展成為捐款人（Donor）等。機構可以提供一些宣傳資料，讓現有的員工、義工、董事局成員和合作夥伴能夠輕鬆地在他們的社交圈子中宣傳機構和各種義工機會。

（二）與其他NGO、學校和社區組織等持份者建立合作夥伴關係：
除此之外，機構應繼續向外聯繫其他持份者，例如與其他NGO、學校、社區組織和企業公司等建立合作夥伴關係。這些合作模式可包括：
・與其他NGO互相推薦或共同招募義工；
・與教育機構合作提供實習、學習或培訓計劃，吸引學生參與義工服務；
・與社區組織合作舉辦社區活動，共同解決區內問題。
・與公司建立「企業－NGO」合作夥伴關係或發展企業義工服務。
以上的合作模式均有助擴大機構本身的影響力和宣傳覆蓋範圍，並吸引更多義工參與。

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（三）參與相關活動和會議，透過網絡交流及宣傳：
NGO可以參加與義工服務、社會企業或社會責任相關的活動和會議，與其他機構和相關的持份者互相交流和認識。這些場合為NGO提供一個宣傳機構和義工機會的平台，同時也可以尋找潛在的合作夥伴和義工。如場合許可，機構可以準備一些宣傳資料、展示攤位和演講，以吸引參加者的關注，隨時更可以招募更多義工。

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透過簡化報名和篩選流程，NGO可以降低義工參與的門檻，吸引更多人成為義工。同時，機構亦應確立明確的篩選標準和程序，確保所招募的義工符合義工機會的要求，有助義工發揮最大的正面影響力之外，也可以得到他們所期望的收獲。

（一）簡化義工報名流程：
簡化報名流程是提高義工參與度的重要因素之一，建議機構製作一份簡單的報名表格，盡可能減少其他冗長的步驟，並避免提交不必要的資料；同時，也應提供網上報名的選項（例如：義工配對平台）和提供跨中心報名，方便市民報名做義工。

（二）為義工篩選確立明確的標準：
明確的篩選標準和程序能確保篩選過程公平，並招募到最適合的義工人選。一般的篩選標準包括義工的年齡、技能、經驗、服務承諾，以及義工的價值觀是否與機構的使命相符等。這些標準可以作為篩選的參考，幫助NGO在眾多義工報名申請中篩選出最適合的義工人選。

透過全面的義工訓練、適當的支援和嘉許計劃，以提升義工的參與度、投入度和滿意度，鼓勵他們樂意繼續支援機構，並建立具凝聚力、士氣和積極的義工精神。

（一）為新手義工提供全面的義工訓練：
適當的義工訓練和義工培訓能確保新手義工順利適應機構的義工服務。最好的做法是NGO設計一個系統化的義工訓練或義工培訓計劃，包括介紹機構使命和價值、義工角色（或義工崗位）和職責、工作流程和溝通渠道等相關內容，以幫助新手義工了解機構的營運方式，提高他們的參與效率和投入度。

（二）義工服務期間持續提供支援和指導：
在義工參與義工活動期間，機構應提供適當的支援和指導，以確保義工能夠順利發揮和繼續參與的關鍵之一。NGO可以安排負責員工、義工領袖或導師，與義工建立良好的關係並提供必要的支援和指導。例如，在服務日當天除了帶領義工進行活動之外，也可以於活動完結後進行「de-briefing」，互相分享感想和可改進的地方；定期與義工開會評估表現和分享意見，了解並想辦法解決義工在活動中遇到的問題，以及提供必要的資源和訓練等。NGO需擁有「Be there」的態度，才能與義工一起成長和發展，推動他們繼續參與機構的義工服務。

（三）發展義工社群，提升凝聚力：
建立義工社群，可以提升義工的歸屬感和參與度，進一步增強義工團隊的凝聚力和效率。NGO可以定期舉辦義工聚會、工作坊或其他社交活動，讓義工之間建立緊密聯繫，樂於互相交流。此外，機構也可以建立網上平台或群組，讓義工分享經驗和個人故事，並互相支持及激勵等。透過這些連繫，機構可以促進義工之間的互動和合作，提高整體義工團隊的凝聚力和效率。

（四）建立義工嘉許／表揚計劃：
建立義工嘉許／表揚計劃是確保積極參與的義工得到應有的肯定和鼓勵。NGO可以制定一個明確的嘉許制度，例如每月／每季／每年表揚有傑出表現的義工，以表揚他們的貢獻和成就。這可以鼓勵更多義工積極參與，營造一個積極和有士氣的的義工文化。

（五）舉辦年度活動：
除了義工嘉許／表揚計劃之外，機構亦可以考慮其他活動來感謝義工的付出。NGO可以舉辦年度活動，例如年度義工頒獎禮或義工晚宴等，以表揚和答謝義工的長期參與、貢獻和其他特殊成就。這些慶祝活動不但讓義工感到受尊敬和重視，同時也能向其他義工展示優秀的榜樣，鼓勵其他義工一起成長，有助提升義工的歸屬感和參與度。

（六）透過個性化的感謝訊息以表達謝意：
NGO可以定期向義工發送感謝信、感謝狀或電子郵件，具體提及他們的貢獻和影響。這樣的個人化感謝方式能向義工表達機構對他們的重視和感謝，以增加他們對機構的支持和參與度。

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NGO應該為義工招募設定評估指標、不斷收集義工的意見回饋和經驗分享，並參考各種數據，從而不斷改善機構的招募策略，以吸引更多合適的義工參與義工服務。透過收集和分析義工的意見和數據，機構也能夠提升義工的參與度和滿意度，有助確保機構的義工服務和義工團隊得以可持續發展。

(一）設定評估指標：
這些指標用於評估機構在義工招募上的成果，以確定招募策略是否達到預期的目標。NGO可以設定一些關鍵性的指標，例如招募效率（招募時間、所花的資源和人力）、招募人數、義工再參與的次數等。透過定期追蹤和評估這些指標，機構可以客觀地評估招募策略的成效，並確定需要改進的方向。

（二）收集義工的意見回饋和經驗分享：
義工的意見回饋和經驗分享是極具價值的參考數據，畢竟義工是親身與機構合作，為義工服務付出，能夠分享他們從報名參加義工服務至完成整個義工服務的個人體驗。機構可以定期邀請義工參與匿名的訪問或問卷調查，了解他們對招募過程和義工服務的個人感受及建議，例如機構的宣傳是否足夠、招募內容是否清晰易明、報名流程是否太複雜和冗長、義工服務中的支援是否足夠和適合等。透過分析義工的意見和經驗，機構可以確定義工招募、義工服務或義工管理策略中是否存在問題，並了解需要改進的方向。

（三）根據數據和回饋不斷改進招募策略：
根據上述（一）和（二）所收集到的數據和回饋，機構需要認真檢視和分析，並願意改進有問題的地方，以確保未來的義工招募能獲得更好的成果。常見需要改進的地方包括：
・宣傳材料（例如宣傳文案、海報、平台）
・招募流程（簡化報名流程，通訊方法）
・招募渠道（提供網上報名、跨中心報名）
針對弱點作出改善，才能不斷提升招募策略的效率和成果，吸引更多合適的義工參與。

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在本文中，我們分享了一些克服義工招募挑戰的建議策略，善用機構現有的資源來發展更具系統性的義工招募策略，以吸引更多合適的義工參與機構的義工服務，並解決招募上的困難。

坦白說，NGO與NGO之間在義工招募上競爭激烈，不能再被動和依賴傳統的招募方法來滿足機構的需求。NGO需要更積極主動、更策略性地進行義工招募，尤其是確定目標受眾，並開展針對性的招募活動，以增加招募到合適義工的成功率及義工的參與度。但每間NGO都是一個獨立的，而且時代不斷變化，每間NGO在不同的時間和發展階段，都有不同的特定需求和挑戰。換言之，機構即使願意推行以上策略，也需要不斷評估和改進，並按自身需要和情境而不斷調整，才能招募到合適的義工，一起透過義工服務共同實現機構的使命和目標。

實際上，香港有多個義工配對平台，各自都擁有強大的義工網絡。機構可以透過義工配對平台發布義工機會，就能更廣泛地接觸其他義工之外，也可以透過義工配對平台管理參與義工，甚至宣傳。

我們社職（Social Career）自2015成立至今，已連繫超過1000間NGO及社企、服務超過80000位義工。我們不但是一個義工配對平台，機構亦可以透過社職平台發布其他機構活動。而且，我們亦致力以科技發展專為NGO而設的非牟利機構持份者關係管理方案（Stakeholder Relationship Management Solution，簡稱SRM），不但協助NGO管理義工（每位社職義工將擁有「社職履歷（Social CV）以記錄他們的參與紀錄和義工時數），NGO更可以管理機構會員計劃（包括各種會員表格及網上付款功能）。

若你現在想了解更多或使用「社職」招募義工或管理義工，請前往>>SRM專頁進行機構註冊<<。 或聯絡我們cs@socialcareer.org。